Tại sao tôi bắt đầu dùng Miro? Một lần tôi trình bày xử lý logic bằng tài liệu Word toàn text. Khách im lặng – rồi bảo “難しいですね…” (Khó hiểu nhỉ…). Tôi thử vẽ sơ đồ bằng PowerPoint – khá hơn, nhưng mất thời gian. Sau đó tôi chuyển sang Miro – và khách bắt đầu gật gù ngay từ 2 phút đầu. Miro là gì? Miro là một công cụ whiteboard online – hỗ trợ vẽ flowchart, wireframe, mindmap và chia sẻ theo thời gian thực. ...
Vì sao cần công cụ quản lý task? Khi làm BrSE, bạn không chỉ giao tiếp với khách mà còn phải theo dõi tiến độ, đảm bảo không ai quên task, và biết “ai đang làm gì”. Trước đây tôi từng: Dùng file Excel → nhanh lỗi, không đồng bộ Dùng email → dễ miss Nhắc miệng qua chat → không ai nhớ Cuối cùng, team chuyển sang dùng tool quản lý task – và hiệu quả tăng rõ rệt. ...
Vì sao tôi chọn Notion? Làm BrSE có nghĩa là luôn ở giữa: trao đổi với khách hàng, theo dõi tiến độ với team, quản lý tài liệu… Trước đây tôi ghi chú đủ nơi: giấy, Google Docs, email draft. Nhưng sau vài lần: Không tìm lại được note họp Miss task vì không được nhắc Spec bị thất lạc vì không có link tập trung Tôi quyết định chuyển mọi thứ sang Notion. ...
Bối cảnh Trong một buổi demo với khách cấp cao từ công ty mẹ ở Nhật Tính năng mới hoạt động tốt, logic xử lý đúng Nhưng có một lỗi nhỏ về UI: Text bị tràn dòng trên màn hình 1280px Một label bị sai chính tả tiếng Nhật 👉 Trước đó mình đã thấy – nhưng nghĩ “nhỏ thôi, để sau sửa cũng được” Điều gì đã xảy ra trong buổi demo? Khách ngồi xem màn hình – và chỉ sau 2 phút đã hỏi: ...
Tại sao cần checklist? “Tài liệu gửi rồi – nhưng khách phản hồi: Thiếu flow, sai chính tả, không rõ xử lý.” 👉 Mỗi lỗi nhỏ làm giảm uy tín – và tăng rủi ro bị hỏi lại, làm lại. Một checklist rõ ràng sẽ giúp bạn: Tự tin khi gửi Đảm bảo nội dung đầy đủ Tránh sai sót ngớ ngẩn ✅ Checklist gợi ý trước khi gửi tài liệu cho khách 1. Logic đầy đủ, xử lý rõ ràng Có mô tả các step chính Có xử lý exception/luồng đặc biệt Có thông báo hệ thống khi xảy ra lỗi 2. Trình bày dễ hiểu Có mục tiêu chức năng rõ ràng Có sơ đồ hoặc ví dụ (nếu cần) Ngôn ngữ phù hợp đối tượng: tránh từ kỹ thuật nếu gửi cho business 3. Định dạng và bố cục Căn lề đều, font nhất quán Có mục lục (nếu tài liệu dài) Có đánh số heading, sub-heading 4. Tên file và version rõ ràng Spec_OrderInput_v1.2_20240507.docx Có ghi tên người tạo, ngày tạo, người review (nếu có) 5. Ngữ pháp, lỗi chính tả, từ ngữ Nhật/VN rõ ràng Đặc biệt chú ý khi viết tài liệu song ngữ hoặc tiếng Nhật business 6. Kiểm tra phần liên quan hệ thống khác (nếu có) Đầu vào/đầu ra của API Bảng dữ liệu có sẵn hay cần tạo mới? Có ảnh hưởng màn khác không? 7. Đã confirm nội dung với dev hoặc QA trước khi gửi? Đảm bảo thông tin không mâu thuẫn Có người review sơ bộ? Gợi ý thêm: Nếu khách hay hỏi nhiều → thêm mục “Những điểm dễ nhầm” vào cuối tài liệu Nếu spec phức tạp → chuẩn bị sẵn file trình bày để họp walkthrough Kết luận Trước khi gửi spec – hãy nghĩ: “Nếu tôi là khách, tôi có đủ thông tin để quyết định chưa?” Checklist giúp bạn gửi ít hơn nhưng chất lượng hơn – và thể hiện sự chuyên nghiệp rất rõ. ...
Bối cảnh Dự án chạy gấp – khách yêu cầu ưu tiên release sớm QA lên test case chi tiết nhưng khách bảo: “Không cần test kỹ đâu. Làm nhanh là được.” Team làm đúng yêu cầu, kiểm tra cơ bản, release bản chính thức 2 tuần sau: lỗi phát sinh trong môi trường thật → ảnh hưởng đến đơn hàng 👉 Khách quay lại phàn nàn: “Tại sao lại không kiểm tra kỹ phần này?” ...
Bối cảnh Mình nhận yêu cầu từ khách: xử lý A theo logic B, có mail confirm rõ Truyền đạt cho dev bằng document + review OK Nhưng dev implement sai – logic bị đảo điều kiện Khi demo, khách phản ứng: “Hình như anh hiểu nhầm yêu cầu rồi, không phải như thế.” 👉 Cảm giác choáng nhẹ. Vì mình chắc chắn mình hiểu đúng, nhưng khách lại nghi ngờ mình. ...
Bối cảnh Trong sprint, có một task nhỏ về xử lý dữ liệu cho màn import Dev phụ trách chính nói: “Phần này không phải của em. Để bên data xử lý.” Nhưng hiện tại bên data chưa ai sẵn sàng – task bị treo 👉 Nếu không xử lý ngay, sẽ ảnh hưởng đến deadline chung Phản ứng ban đầu của mình Mình nói: “Cái này thì làm giúp được không?” – nhưng không đủ thuyết phục Dev vẫn bảo: “Nếu em làm, sau này mọi người lại giao phần này cho em tiếp” ➡️ Không khí nhóm trở nên căng thẳng và thiếu hợp tác ...
Bối cảnh Trong giai đoạn đầu dự án, mình đề xuất tạo tài liệu logic xử lý + mô tả màn hình Khách phản hồi: “Không cần đâu. Làm xong rồi chúng tôi xem trực tiếp là được.” 👉 Mình ghi nhận và không làm thêm tài liệu để tiết kiệm effort như họ mong muốn. 6 tháng sau – hệ thống xảy ra lỗi phức tạp về xử lý nghiệp vụ. Khách hỏi: ...
Bối cảnh Hệ thống đã được dev xong, UT xong, đang chờ release Khách bất ngờ gửi mail vào 6h chiều thứ 6: “Sau khi kiểm tra lần cuối, xin lỗi nhưng chúng tôi muốn đổi lại cách xử lý phần import.” 👉 Mình sững người. Vì nếu đổi logic đó thì ảnh hưởng đến cả mapping và cấu trúc dữ liệu. Phản ứng ban đầu (sai lầm) Mình trả lời ngay lập tức trong lúc đang hoảng: “OK, chúng tôi sẽ xử lý.” Dev thì đã về – không ai confirm được độ ảnh hưởng QA thì cũng đã freeze test case ➡️ Cả team quay lại làm, sửa gấp → cuối cùng bug phát sinh vì test không kịp cập nhật. ...