Bối cảnh

  • Có một issue khách hỏi – liên quan đến luồng xử lý logic A → B → C
  • Mình đã giải thích chi tiết qua mail, thậm chí có ảnh minh họa + flowchart
  • Nhưng khách phản hồi:

    “Cảm ơn. Nhưng mai chúng ta hãy họp 15 phút để xác nhận lại trực tiếp.”

👉 Mình ban đầu cảm thấy bị coi thường – vì đã viết rất kỹ mà vẫn bị yêu cầu gặp lại

Phản ứng ban đầu (sai lầm)

  • Mình nói: “Em nghĩ mail em viết cũng khá rõ rồi ạ.”
  • Khách vẫn nhẹ nhàng, nhưng hơi khó chịu:

    “Ừ, nhưng đọc thì hiểu một kiểu. Nói trực tiếp mới rõ.”

➡️ Sau buổi họp đó – mình hiểu vì sao khách lại cần gặp

Mình rút ra điều gì?

1. Mail chỉ là một chiều – không phản ánh độ hiểu của người nhận

Có thể bạn viết rõ, nhưng người đọc lại hiểu theo cách khác

2. Khách Nhật đặc biệt tin vào sự xác nhận bằng lời nói

Đặc biệt khi có mâu thuẫn hoặc nội dung hơi nhạy cảm

3. Việc gặp trực tiếp không phải vì bạn viết dở – mà vì họ muốn xác nhận đồng thuận rõ ràng

Mình đã xử lý khác đi sau này

  • Chủ động kết mail bằng câu:

    “Nếu cần, em rất sẵn sàng call 10 phút để xác nhận lại.”

  • Tập trung truyền đạt rõ hơn bằng biểu cảm và tone giọng trong họp, không chỉ chữ

  • Sau mỗi buổi call, viết lại mail log nội dung đã thống nhất, để không bị sai lệch sau này

Kết luận

Mail không thay thế được giao tiếp con người. Là BrSE – bạn cần biết khi nào nên gửi mail, khi nào nên gặp trực tiếp.
Và trên hết: mỗi lần gặp trực tiếp là một cơ hội củng cố niềm tin – đừng bỏ lỡ.

👉 Bài tiếp theo: “Client bảo không cần test kỹ – nhưng khi lỗi xảy ra lại trách team thiếu kiểm tra”