Câu hỏi thực tế:
“Tài liệu này nên để ở đâu? Gửi mail? Ghi vào Wiki? Hay làm file riêng?”
👉 Không có câu trả lời duy nhất – nhưng có nguyên tắc lựa chọn phù hợp tuỳ tình huống
Đặc điểm từng loại
1. Mail – dùng để trao đổi nhanh, ghi log quyết định
- ✅ Dễ gửi, nhanh, tiện confirm
- ❌ Dễ bị trôi nếu không có follow-up hoặc search khó
- ❌ Không phù hợp để lưu trữ dài hạn
📌 Dùng khi:
- Cần xác nhận nhanh (ngày họp, OK xử lý, báo lỗi khẩn)
- Log quyết định (client đồng ý spec, chấp nhận rủi ro)
2. Wiki / Confluence / Notion – dùng để lưu tri thức sống
- ✅ Dễ cập nhật, mọi người cùng truy cập
- ✅ Dễ tạo link nội bộ (liên kết giữa các chức năng)
- ❌ Có thể thiếu version control rõ ràng nếu không dùng cẩn thận
📌 Dùng khi:
- Lưu mô tả chức năng chung
- Lưu checklist, glossary, quy trình lặp đi lặp lại
- Tài liệu cần cập nhật định kỳ (testcase mẫu, flow nghiệp vụ)
3. File tài liệu (doc, excel, pdf) – dùng khi cần kiểm soát, đóng gói
- ✅ Có version rõ ràng (v1, v2, final)
- ✅ Có thể ký tên, gửi kèm contract
- ❌ Khó update, dễ rơi vào “file riêng của một người”
📌 Dùng khi:
- Gửi spec chính thức
- Gửi qua khách ngoài hệ thống nội bộ
- Cần đóng gói bản giao/confirm chính thức
Kết hợp như thế nào cho hiệu quả?
- Viết spec ở file → gửi mail confirm → lưu link + log chính ở wiki
- Trao đổi nhiều lần qua mail → đúc kết lại thành nội dung cố định → đưa lên wiki
- Tránh dùng wiki như “thùng rác copy/paste” – nên có cấu trúc, format thống nhất
Kết luận
BrSE không chỉ viết tài liệu – mà còn phải quản lý tri thức
Chọn đúng công cụ, đúng ngữ cảnh → giúp team tiết kiệm thời gian, giảm hiểu nhầm và tăng độ tin tưởng
👉 Bài tiếp theo: “Checklist tài liệu trước khi gửi cho khách xác nhận”