Tại sao cần checklist?
“Tài liệu gửi rồi – nhưng khách phản hồi: Thiếu flow, sai chính tả, không rõ xử lý.”
👉 Mỗi lỗi nhỏ làm giảm uy tín – và tăng rủi ro bị hỏi lại, làm lại.
Một checklist rõ ràng sẽ giúp bạn:
- Tự tin khi gửi
- Đảm bảo nội dung đầy đủ
- Tránh sai sót ngớ ngẩn
✅ Checklist gợi ý trước khi gửi tài liệu cho khách
1. Logic đầy đủ, xử lý rõ ràng
- Có mô tả các step chính
- Có xử lý exception/luồng đặc biệt
- Có thông báo hệ thống khi xảy ra lỗi
2. Trình bày dễ hiểu
- Có mục tiêu chức năng rõ ràng
- Có sơ đồ hoặc ví dụ (nếu cần)
- Ngôn ngữ phù hợp đối tượng: tránh từ kỹ thuật nếu gửi cho business
3. Định dạng và bố cục
- Căn lề đều, font nhất quán
- Có mục lục (nếu tài liệu dài)
- Có đánh số heading, sub-heading
4. Tên file và version rõ ràng
Spec_OrderInput_v1.2_20240507.docx- Có ghi tên người tạo, ngày tạo, người review (nếu có)
5. Ngữ pháp, lỗi chính tả, từ ngữ Nhật/VN rõ ràng
- Đặc biệt chú ý khi viết tài liệu song ngữ hoặc tiếng Nhật business
6. Kiểm tra phần liên quan hệ thống khác (nếu có)
- Đầu vào/đầu ra của API
- Bảng dữ liệu có sẵn hay cần tạo mới?
- Có ảnh hưởng màn khác không?
7. Đã confirm nội dung với dev hoặc QA trước khi gửi?
- Đảm bảo thông tin không mâu thuẫn
- Có người review sơ bộ?
Gợi ý thêm:
- Nếu khách hay hỏi nhiều → thêm mục “Những điểm dễ nhầm” vào cuối tài liệu
- Nếu spec phức tạp → chuẩn bị sẵn file trình bày để họp walkthrough
Kết luận
Trước khi gửi spec – hãy nghĩ: “Nếu tôi là khách, tôi có đủ thông tin để quyết định chưa?”
Checklist giúp bạn gửi ít hơn nhưng chất lượng hơn – và thể hiện sự chuyên nghiệp rất rõ.
👉 Bài tiếp theo: “Những lỗi phổ biến khi viết tài liệu khiến team hiểu sai”