Tình huống thực tế

Cuộc họp online kéo dài 40 phút, khách hàng nói rất nhiều và thay đổi một số nội dung đã thống nhất trước đó.

Mình không ghi lại ngay và cũng không gửi xác nhận sau họp. Chỉ nói với dev dựa trên trí nhớ và cảm nhận.

👉 Kết quả: dev làm theo, nhưng khách sau đó nói: “Tôi chưa từng nói như vậy”. Và mình không có gì để chứng minh.

Bài học rút ra

  • ❌ Không gửi xác nhận sau họp = không có cơ sở rõ ràng
  • ❌ Rủi ro bị đổ lỗi nếu có tranh cãi
  • ✅ BrSE phải luôn xác nhận lại, dù cuộc họp có ngắn hay dài

Cách cải thiện

  1. Sau họp, gửi ngay biên bản họp (minutes) – ít nhất là những điểm thay đổi hoặc nội dung quan trọng

  2. Có thể ghi tóm tắt dạng bullet point:

    “Tóm tắt nội dung họp ngày 4/5:

    • Màn hình A sẽ xoá phần export CSV
    • Bổ sung tooltip cho nút X
    • Deadline cập nhật thành 10/5”

  3. Yêu cầu xác nhận lại qua 1 dòng:

    “Xin xác nhận nội dung trên là đúng. Nếu không có phản hồi trong hôm nay, chúng tôi sẽ xử lý theo hướng này.”

  4. Lưu biên bản họp vào folder riêng để đối chiếu sau này

Kết luận

Không có xác nhận = không có bằng chứng. Là BrSE, bạn cần đảm bảo mỗi lần trao đổi đều có kết luận rõ ràng và có thể tra cứu lại. Ghi biên bản họp không chỉ là kỹ thuật – mà là trách nhiệm và bảo hiểm cho cả team.