Vì sao tôi chọn Notion?

Làm BrSE có nghĩa là luôn ở giữa: trao đổi với khách hàng, theo dõi tiến độ với team, quản lý tài liệu… Trước đây tôi ghi chú đủ nơi: giấy, Google Docs, email draft. Nhưng sau vài lần:

  • Không tìm lại được note họp
  • Miss task vì không được nhắc
  • Spec bị thất lạc vì không có link tập trung

Tôi quyết định chuyển mọi thứ sang Notion.

Tôi dùng Notion như thế nào trong công việc?

1. 🗓 Trang tổng quan dự án

Tôi tạo 1 trang gọi là “Dự án đang chạy”. Trong đó có:

  • Danh sách dự án theo cột (Kanban): Đang làm, Đợi khách, Done
  • Mỗi dự án là một page riêng bên trong

→ Đây là nơi tôi mở đầu tiên mỗi sáng.

2. 📝 Ghi chú họp (Meeting Notes)

Tôi có một template đơn giản:

  • Chủ đề buổi họp
  • Thành phần tham dự
  • Nội dung chính (gạch đầu dòng)
  • Action items (checkbox)

Khi họp online, tôi ghi trực tiếp trên Notion, sau họp chỉ cần share link cho team hoặc khách.

3. 📄 Quản lý spec

Mỗi chức năng tôi viết spec, tôi tạo một page riêng trong Notion, dùng table hoặc toggle section để dễ đọc.
Có thể không phải tài liệu chính thức, nhưng rất tiện để team dev/QA theo dõi tạm thời trước khi viết ra Word/PDF chính thức.

4. ✅ Theo dõi task cá nhân

Tôi có một bảng riêng dạng To-Do:

  • Gắn tag dự án, loại task
  • Có deadline + priority
  • Có filter: “Cần làm hôm nay”, “Overdue”

→ Giúp tôi không quên task, dù là việc nhỏ như “check lại câu tiếng Nhật” cho khách.

5. 📁 Template reuse

Tôi tạo các template như:

  • Ghi chú họp với khách
  • Checklist gửi spec
  • Task review cuối tuần

→ Chỉ 1 click là có sẵn khung mẫu, không phải nghĩ lại từ đầu mỗi lần.

Kinh nghiệm khi dùng Notion cho BrSE

  • Tạo page riêng cho từng dự án, tránh rối
  • Sử dụng table với filter, thay vì plain text
  • Thống nhất tên gọi và format với team, nếu share workspace
  • Tạo shortcut ra màn hình chính nếu dùng mobile

Kết luận

Notion không chỉ là nơi ghi chú, mà là trung tâm điều phối công việc của tôi mỗi ngày.
Việc chuyển hết về một nơi giúp tôi đỡ stress, dễ kiểm soát, và có thể nhìn lại tiến trình mỗi tuần.

Bạn có đang dùng Notion không? Hay bạn đang dùng công cụ nào để quản lý công việc mỗi ngày?
👉 Hãy chia sẻ ở phần bình luận hoặc qua form liên hệ nhé!