Vì sao tôi chọn Google Docs cho tài liệu spec?
Khi làm BrSE, bạn sẽ thường xuyên phải gửi tài liệu xác nhận cho khách (仕様書, 要件定義書, …).
Trước đây tôi dùng Word → gửi file qua email → khách in ra hoặc chỉnh sửa, rồi gửi lại file mới… Mất thời gian và dễ thất lạc.
Từ khi chuyển sang Google Docs, tôi thấy:
- Việc xác nhận tài liệu nhanh và rõ ràng hơn
- Khách có thể comment trực tiếp
- Không còn tình trạng “file_final_v3_fix_khách_修正版.docx” 😅
Cách tôi dùng Google Docs để làm spec
1. Tạo folder riêng cho từng dự án
Tôi tạo folder dạng:[KHÁCH]_[Tên dự án]_[yyyyMM]
→ Giúp tôi quản lý dễ, cả khi chuyển máy.
2. Sử dụng comment thay vì edit trực tiếp
- Tôi viết bản đầu tiên
- Share link cho khách với quyền
comment - Khách ghi chú chỗ cần sửa → tôi confirm lại → sửa
→ Giảm nguy cơ hiểu nhầm / sửa nhầm
3. Ghi lịch sử xác nhận ngay trong tài liệu
Tôi thêm 1 bảng đầu tài liệu:
| Version | Ngày | Nội dung cập nhật | Xác nhận |
|---|---|---|---|
| v1.0 | 2025-04-30 | Bản đầu tiên | – |
| v1.1 | 2025-05-02 | Sửa theo ý kiến khách | OK (2025-05-03) |
→ Không cần tracking file riêng
4. Ghim link trong Notion hoặc task tool
Tôi copy link của từng tài liệu và gắn vào:
- Page dự án trong Notion
- Task tương ứng trong Backlog
→ Tiện tra cứu, không bị quên link
Một số mẹo khi dùng Google Docs làm spec
- Dùng
Heading 1,2,3để tạo mục lục tự động - Sử dụng bảng cho Input/Output/Flow dễ nhìn
- Đặt tên rõ ràng:
Spec_入力画面_202505.pdf - Xuất file PDF khi gửi bản chính thức cho khách (nhưng vẫn giữ bản Google Docs để tracking)
Kết luận
Google Docs có thể không “đẹp” như Word, nhưng với BrSE thì tốc độ giao tiếp và khả năng chỉnh sửa linh hoạt mới là điều quan trọng.
Hãy thử dùng Google Docs để làm spec, đặc biệt khi dự án cần xác nhận nhanh hoặc khách quen môi trường online.
Bạn có mẹo nào khi dùng Google Docs để làm tài liệu kỹ thuật không? Gửi chia sẻ nhé!