Nếu bạn đang tìm cách dùng Google Docs để làm spec, hoặc phân vân giữa Word và Google Docs khi viết tài liệu cho khách, thì trải nghiệm của mình là:

Google Docs không phải lúc nào cũng đẹp nhất, nhưng lại là một trong những cách nhanh nhất để viết spec, lấy comment và giữ mọi người cùng nhìn vào một phiên bản.

Vì sao tôi chọn Google Docs cho tài liệu spec?

Khi làm BrSE, bạn sẽ thường xuyên phải gửi tài liệu xác nhận cho khách (仕様書, 要件定義書, …).
Trước đây tôi dùng Word → gửi file qua email → khách in ra hoặc chỉnh sửa, rồi gửi lại file mới… Mất thời gian và dễ thất lạc.

Từ khi chuyển sang Google Docs, tôi thấy:

  • Việc xác nhận tài liệu nhanh và rõ ràng hơn
  • Khách có thể comment trực tiếp
  • Không còn tình trạng “file_final_v3_fix_khách_修正版.docx” 😅

Khi nào nên dùng Google Docs để làm spec?

Google Docs đặc biệt phù hợp khi:

  • cần nhiều người comment vào cùng một tài liệu
  • khách quen làm việc online và phản hồi trực tiếp trên link
  • team cần theo dõi version mà không muốn gửi file qua lại nhiều lần
  • BrSE muốn chốt nội dung nhanh sau họp hoặc sau khi khách confirm

Nếu dự án của bạn có nhiều bước xác nhận nhỏ, Google Docs thường tiện hơn Word khá nhiều.

Cách tôi dùng Google Docs để làm spec

1. Tạo folder riêng cho từng dự án

Tôi tạo folder dạng:
[KHÁCH]_[Tên dự án]_[yyyyMM]
→ Giúp tôi quản lý dễ, cả khi chuyển máy.

2. Sử dụng comment thay vì edit trực tiếp

  • Tôi viết bản đầu tiên
  • Share link cho khách với quyền comment
  • Khách ghi chú chỗ cần sửa → tôi confirm lại → sửa

→ Giảm nguy cơ hiểu nhầm / sửa nhầm

3. Ghi lịch sử xác nhận ngay trong tài liệu

Tôi thêm 1 bảng đầu tài liệu:

VersionNgàyNội dung cập nhậtXác nhận
v1.02025-04-30Bản đầu tiên–
v1.12025-05-02Sửa theo ý kiến kháchOK (2025-05-03)

→ Không cần tracking file riêng

Tôi copy link của từng tài liệu và gắn vào:

  • Page dự án trong Notion
  • Task tương ứng trong Backlog

→ Tiện tra cứu, không bị quên link

Một số mẹo khi dùng Google Docs làm spec

  • Dùng Heading 1, 2, 3 để tạo mục lục tự động
  • Sử dụng bảng cho Input/Output/Flow dễ nhìn
  • Đặt tên rõ ràng: Spec_入力画面_202505.pdf
  • Xuất file PDF khi gửi bản chính thức cho khách (nhưng vẫn giữ bản Google Docs để tracking)

Cách mình giữ spec trong Google Docs không bị rối

  • Mỗi chức năng lớn là một heading riêng
  • Chỗ nào có logic nhiều nhánh thì gắn thêm flow hoặc link sang Miro
  • Phần nào cần khách xác nhận thì ghi rõ bằng màu hoặc comment
  • Chỉ để 1 nguồn đúng duy nhất, tránh vừa sửa Docs vừa sửa Word

Nếu bạn muốn chỉnh format spec cho dễ đọc hơn ngay từ đầu, xem thêm bài Spec format là gì? Cách viết tài liệu spec dễ đọc cho dev và QA.

Khi nào Google Docs không phải lựa chọn tốt nhất?

Google Docs không phải lúc nào cũng tối ưu. Ví dụ:

  • khách bắt buộc dùng mẫu Word nội bộ
  • tài liệu cần định dạng rất chặt để in ấn
  • môi trường bảo mật không cho share link online

Trong các trường hợp đó, bạn vẫn có thể dùng Google Docs để soạn nháp nội bộ rồi xuất ra PDF hoặc Word khi cần.

Kết luận

Google Docs có thể không “đẹp” như Word, nhưng với BrSE thì tốc độ giao tiếp và khả năng chỉnh sửa linh hoạt mới là điều quan trọng.
Hãy thử dùng Google Docs để làm spec, đặc biệt khi dự án cần xác nhận nhanh hoặc khách quen môi trường online.

Nếu bạn muốn đi tiếp theo cụm này, xem thêm:

FAQ về Google Docs và spec

Có nên dùng Google Docs để làm spec không?

Có, nếu bạn cần chia sẻ nhanh, comment trực tiếp và quản lý version linh hoạt giữa nhiều người.

Google Docs hay Word tốt hơn để viết spec?

Google Docs mạnh về cộng tác và tốc độ phản hồi. Word phù hợp hơn khi cần format cứng hoặc theo mẫu nội bộ bắt buộc.

Làm sao quản lý version spec trong Google Docs?

Bạn có thể ghi bảng version ngay đầu tài liệu, dùng comment để xác nhận thay đổi và tận dụng lịch sử chỉnh sửa của Google Docs.

Có nên gửi PDF cho khách sau khi chốt trên Google Docs không?

Có. Đây là cách tốt để giữ một bản chính thức rõ ràng, trong khi bản Google Docs vẫn được dùng để theo dõi quá trình chỉnh sửa.