Vì sao email rất quan trọng khi làm BrSE?
Với khách Nhật, email là hình thức giao tiếp chính thống.
Mọi xác nhận, trao đổi, thay đổi… đều cần ghi lại bằng email.
Tôi từng chủ quan: “Mình đã nói rồi mà…” – nhưng khách không nhớ (hoặc cố tình không nhớ).
Từ đó, tôi học cách viết email thật rõ, thật đúng – và có bằng chứng.
Bố cục email tôi thường dùng
Tôi dùng khung sau cho hầu hết email công việc:
件名（Title）: [PJ名] ○○に関するご連絡
○○株式会社 ○○様
いつもお世話になっております。○○のNguyenと申します。
ご依頼いただきました件について、以下ご連絡いたします。
— Nội dung chính — • ○○については、以下の通りでございます。 • ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
⸻
○○ Nguyen BrSE – Quang
✅ Đơn giản – nhưng lịch sự và rõ ràng.
✅ Quan trọng nhất: luôn có mục tiêu + yêu cầu hành động
Mẫu câu hay dùng trong email
Khi gửi file/tài liệu:
添付ファイルをご確認ください。
Khi cần xác nhận:
ご確認いただき、問題なければご返信いただけますと幸いです。
Khi phản hồi yêu cầu:
ご依頼の件、対応いたしましたのでご報告いたします。
Khi bị hỏi gắt:
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 再発防止のため、以下の対応を実施いたします。
Khi cần nhắc khéo:
ご多忙のところ恐縮ですが、進捗についてご共有いただけますと幸いです。
Mẹo nhỏ khi gửi email
- Tiêu đề email nên ngắn gọn, có từ khóa rõ ràng
- Luôn ghi người nhận (○○様), đừng để trống
- Gửi bản nháp cho leader nếu nội dung quan trọng
- Nếu cần record nội dung đã nói – viết lại tóm tắt và gửi sau họp
Kết luận
Giao tiếp qua email với khách Nhật không cần hoa mỹ – chỉ cần rõ ràng, đúng phép, đúng trọng tâm.
Viết email tốt giúp bạn giảm hiểu nhầm, tăng độ tin cậy – và giữ mối quan hệ lâu dài.
Bạn có mẫu câu nào hay dùng khi viết email tiếng Nhật không? Gửi mình chia sẻ để cùng học nhé!