Tại sao việc tổ chức folder lại quan trọng?
BrSE thường phải xử lý:
- Spec bản nháp, bản xác nhận, bản sửa
- Hình ảnh màn hình, flow, file test
- Tài liệu từ khách, nội bộ, đối ứng QA/DEV
👉 Nếu bạn để tất cả trong một chỗ hoặc đặt tên lung tung kiểu:
spec_v3_final_最新版_fix.docx
Thì không chỉ bạn mà team cũng… toang.
Nguyên tắc tổ chức folder của tôi
1. Mỗi dự án có một folder gốc
Ví dụ:
/[PJ001] OrderSystem_ABC_2025/
2. Bên trong chia theo chức năng & giai đoạn
/01_Requirement/ /02_Design/ /03_Test/ /04_Release/ /Z_Memo/
→ Giúp bạn tìm đúng nội dung theo dòng đời dự án
Đặt tên file: quy tắc rõ ràng, dễ đọc
Tôi dùng định dạng:
Spec_OrderInput_v1.1_20250507.docx Flow_AccountDelete_v2.0_20250501.png TestCase_OrderCancel_v0.9.xlsx
✅ Luôn có:
- Loại tài liệu (Spec, Flow, TestCase…)
- Tên chức năng
- Version
- Ngày tạo
Dùng folder “Z_” để lưu ghi chú
Tôi hay tạo:
/Z_Memo/
- MeetingNote_20250501.txt
- EmailHistory_20250428.txt
→ Dễ tra cứu, không ảnh hưởng nội dung chính
Dùng Cloud hoặc Share Drive?
Tôi dùng:
- Google Drive (có tìm kiếm mạnh)
- SharePoint (nếu khách dùng hệ thống nội bộ)
- OneDrive cá nhân (backup)
Quan trọng nhất:
✅ Tổ chức thống nhất
✅ Có quyền chia sẻ rõ ràng
✅ Ai cũng biết nơi lưu file chính thức
Kết luận
Tổ chức folder không chỉ là “sạch sẽ” – mà là hiệu quả công việc, sự tin cậy và khả năng phối hợp với team.
Bạn có thể không nhớ tên file, nhưng nếu cấu trúc tốt, bạn sẽ luôn tìm được thứ mình cần.
Bạn đang tổ chức folder theo cách nào? Có mẹo nào hay để phân loại tài liệu trong team không? Hãy chia sẻ nhé!