Vì sao cần chuẩn bị công cụ ngay từ đầu?
Tôi từng nghĩ: “Cứ bắt đầu đi, rồi cần gì thì bổ sung.”
→ Kết quả: task bị trôi, ghi chú bị thất lạc, spec không rõ ai đang chỉnh sửa.
Sau đó tôi học được rằng: có hệ thống ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều rắc rối về sau.
Checklist công cụ tôi luôn chuẩn bị
| Mục đích | Công cụ thường dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| 📁 Quản lý tài liệu | Google Drive / SharePoint | Tạo folder rõ ràng từ đầu |
| ✅ Quản lý task | Backlog / Trello / ClickUp | Phân quyền rõ ai làm gì |
| 📝 Ghi chú & tổng hợp | Notion / Google Docs | Dùng template để đồng bộ cách ghi |
| 📧 Giao tiếp khách hàng | Email (template sẵn), Slack (nếu có) | Có sẵn mẫu câu tiếng Nhật |
| 🔄 Quản lý version tài liệu | Google Docs / Word + version table | Có ghi rõ ngày sửa, ai xác nhận |
| 📊 Theo dõi tiến độ | Google Spreadsheet / Gantt Chart | Nếu dự án nhỏ không cần tool riêng |
| 💬 Họp & trao đổi | Google Meet / Zoom / Teams | Chuẩn bị agenda trước buổi họp |
| 🎯 Flow & Wireframe | Miro / Whimsical / Excalidraw | Giúp khách dễ hình dung |
Ngoài ra, tôi chuẩn bị:
- Template ghi chú họp (dành riêng cho khách Nhật)
- Mẫu tài liệu xác nhận (Spec checklist)
- Danh sách “cần xác nhận” khi khởi động (ví dụ: deadline, người liên lạc chính, ngôn ngữ giao tiếp)
Mẹo nhỏ
- Luôn thống nhất ngay từ đầu với team: “Mọi file nằm ở đâu?”, “Task update ở đâu?”, “Spec ai chịu trách nhiệm?”
- Đặt shortcut vào các tool chính trong trình duyệt để dễ truy cập
- Nếu có thể, share 1 dashboard Notion làm “trung tâm dự án”
Kết luận
Dự án thành công không chỉ nhờ kỹ năng – mà nhờ chuẩn bị kỹ càng từ những thứ nhỏ nhất.
Checklist công cụ giống như bộ đồ nghề của BrSE – thiếu thứ gì là thấy ngay 😅
Bạn có công cụ nào luôn chuẩn bị khi bắt đầu dự án không? Gửi chia sẻ để mình bổ sung vào checklist nhé!