Giao tiếp với khách Nhật: Những điều bạn cần chuẩn bị

Giao tiếp với khách Nhật – tưởng dễ nhưng lại là một nghệ thuật đòi hỏi sự tinh tế, kiên nhẫn và chuẩn bị kỹ lưỡng. Không giống với khách hàng Âu Mỹ hay Việt Nam, người Nhật có phong cách giao tiếp rất đặc trưng: trực tiếp ít – ngầm hiểu nhiều.

🧷 Tôi từng chủ quan…

Lúc mới vào nghề, tôi nghĩ rằng:

“Giao tiếp tốt nghĩa là nói tiếng Nhật trôi chảy.”

Nhưng sau vài lần họp bị chột dạ vì khách lặng im, không phản hồi, rồi sau đó gửi một email dài chỉ trích, tôi nhận ra:

Giao tiếp với người Nhật không nằm ở lời nói, mà nằm ở cách bạn chuẩn bị và ứng xử.

✅ Những điều bạn cần chuẩn bị

📋 1. Chuẩn bị tài liệu đầy đủ và rõ ràng

• Dù là họp 15 phút, hãy luôn có agenda.
• Gửi tài liệu trước 1–2 ngày, kể cả chỉ là mô tả chức năng ngắn.
• Luôn có slide giải thích và demo (không để chỉ nói miệng).

🧠 2. Tưởng tượng các câu hỏi khách sẽ hỏi

• “Chức năng này giải quyết vấn đề gì?”
• “Chi phí là bao nhiêu?”
• “Ai sử dụng? Có ảnh hưởng đến người dùng hiện tại không?”

Luôn đứng về phía khách hàng để dự đoán góc nhìn của họ.

🧍 3. Chú ý đến phong cách và lịch sự

• Tránh cắt lời. Ngay cả khi hiểu rồi, hãy để khách nói xong.
• Khi bị phản hồi, đừng phản ứng ngay. Nói: “Tôi xin ghi nhận và xác nhận lại với team.”
• Dùng kính ngữ lịch sự nhưng đừng quá rườm rà.

🧾 4. Ghi biên bản & xác nhận lại

• Sau buổi họp, gửi lại nội dung đã trao đổi bằng email.
• Chốt lại: ai làm gì, deadline bao lâu.
• Đừng cho rằng “nói rồi là xong”.

🔍 Những điều nhỏ nhưng “sai là to”

💡 Kinh nghiệm cá nhân

Một trong những phản hồi đáng nhớ nhất tôi từng nhận:

“Tôi đánh giá cao bạn vì không phải vì bạn biết nói tiếng Nhật, mà vì bạn luôn chuẩn bị kỹ trước mỗi buổi họp.”

Câu đó giúp tôi nhận ra: sự chuẩn bị tạo nên sự chuyên nghiệp.

🧭 Tổng kết

Giao tiếp với khách Nhật không phải là vấn đề “nói giỏi”, mà là:

1. Hiểu rõ logic và nội dung.
2. Biết truyền đạt bằng cách phù hợp.
3. Tôn trọng và lắng nghe nhiều hơn nói.

Bạn đã từng gặp khó khăn gì khi họp với khách Nhật chưa? Hãy chia sẻ nhé!