Checklist tài liệu trước khi gửi cho khách xác nhận

Tại sao cần checklist? “Tài liệu gửi rồi – nhưng khách phản hồi: Thiếu flow, sai chính tả, không rõ xử lý.” 👉 Mỗi lỗi nhỏ làm giảm uy tín – và tăng rủi ro bị hỏi lại, làm lại. Một checklist rõ ràng sẽ giúp bạn: Tự tin khi gửi Đảm bảo nội dung đầy đủ Tránh sai sót ngớ ngẩn ✅ Checklist gợi ý trước khi gửi tài liệu cho khách 1. Logic đầy đủ, xử lý rõ ràng Có mô tả các step chính Có xử lý exception/luồng đặc biệt Có thông báo hệ thống khi xảy ra lỗi 2. Trình bày dễ hiểu Có mục tiêu chức năng rõ ràng Có sơ đồ hoặc ví dụ (nếu cần) Ngôn ngữ phù hợp đối tượng: tránh từ kỹ thuật nếu gửi cho business 3. Định dạng và bố cục Căn lề đều, font nhất quán Có mục lục (nếu tài liệu dài) Có đánh số heading, sub-heading 4. Tên file và version rõ ràng Spec_OrderInput_v1.2_20240507.docx Có ghi tên người tạo, ngày tạo, người review (nếu có) 5. Ngữ pháp, lỗi chính tả, từ ngữ Nhật/VN rõ ràng Đặc biệt chú ý khi viết tài liệu song ngữ hoặc tiếng Nhật business 6. Kiểm tra phần liên quan hệ thống khác (nếu có) Đầu vào/đầu ra của API Bảng dữ liệu có sẵn hay cần tạo mới? Có ảnh hưởng màn khác không? 7. Đã confirm nội dung với dev hoặc QA trước khi gửi? Đảm bảo thông tin không mâu thuẫn Có người review sơ bộ? Gợi ý thêm: Nếu khách hay hỏi nhiều → thêm mục “Những điểm dễ nhầm” vào cuối tài liệu Nếu spec phức tạp → chuẩn bị sẵn file trình bày để họp walkthrough Kết luận Trước khi gửi spec – hãy nghĩ: “Nếu tôi là khách, tôi có đủ thông tin để quyết định chưa?” Checklist giúp bạn gửi ít hơn nhưng chất lượng hơn – và thể hiện sự chuyên nghiệp rất rõ. ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút

Client bảo không cần test kỹ – nhưng khi lỗi xảy ra lại trách team thiếu kiểm tra

Bối cảnh Dự án chạy gấp – khách yêu cầu ưu tiên release sớm QA lên test case chi tiết nhưng khách bảo: “Không cần test kỹ đâu. Làm nhanh là được.” Team làm đúng yêu cầu, kiểm tra cơ bản, release bản chính thức 2 tuần sau: lỗi phát sinh trong môi trường thật → ảnh hưởng đến đơn hàng 👉 Khách quay lại phàn nàn: “Tại sao lại không kiểm tra kỹ phần này?” ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút

Dev làm sai nhưng khách lại nghĩ BrSE hiểu nhầm

Bối cảnh Mình nhận yêu cầu từ khách: xử lý A theo logic B, có mail confirm rõ Truyền đạt cho dev bằng document + review OK Nhưng dev implement sai – logic bị đảo điều kiện Khi demo, khách phản ứng: “Hình như anh hiểu nhầm yêu cầu rồi, không phải như thế.” 👉 Cảm giác choáng nhẹ. Vì mình chắc chắn mình hiểu đúng, nhưng khách lại nghi ngờ mình. ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút

Dev từ chối task vì 'không phải trách nhiệm của tôi' – mình xử lý ra sao?

Bối cảnh Trong sprint, có một task nhỏ về xử lý dữ liệu cho màn import Dev phụ trách chính nói: “Phần này không phải của em. Để bên data xử lý.” Nhưng hiện tại bên data chưa ai sẵn sàng – task bị treo 👉 Nếu không xử lý ngay, sẽ ảnh hưởng đến deadline chung Phản ứng ban đầu của mình Mình nói: “Cái này thì làm giúp được không?” – nhưng không đủ thuyết phục Dev vẫn bảo: “Nếu em làm, sau này mọi người lại giao phần này cho em tiếp” ➡️ Không khí nhóm trở nên căng thẳng và thiếu hợp tác ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút

Khách bảo không cần tài liệu – nhưng khi có sự cố lại trách không có gì để tra cứu

Bối cảnh Trong giai đoạn đầu dự án, mình đề xuất tạo tài liệu logic xử lý + mô tả màn hình Khách phản hồi: “Không cần đâu. Làm xong rồi chúng tôi xem trực tiếp là được.” 👉 Mình ghi nhận và không làm thêm tài liệu để tiết kiệm effort như họ mong muốn. 6 tháng sau – hệ thống xảy ra lỗi phức tạp về xử lý nghiệp vụ. Khách hỏi: ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút

Khách đổi yêu cầu phút chót – và mình đã xử lý ra sao?

Bối cảnh Hệ thống đã được dev xong, UT xong, đang chờ release Khách bất ngờ gửi mail vào 6h chiều thứ 6: “Sau khi kiểm tra lần cuối, xin lỗi nhưng chúng tôi muốn đổi lại cách xử lý phần import.” 👉 Mình sững người. Vì nếu đổi logic đó thì ảnh hưởng đến cả mapping và cấu trúc dữ liệu. Phản ứng ban đầu (sai lầm) Mình trả lời ngay lập tức trong lúc đang hoảng: “OK, chúng tôi sẽ xử lý.” Dev thì đã về – không ai confirm được độ ảnh hưởng QA thì cũng đã freeze test case ➡️ Cả team quay lại làm, sửa gấp → cuối cùng bug phát sinh vì test không kịp cập nhật. ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút

Khách yêu cầu gặp trực tiếp – dù mình đã viết rất rõ trong mail

Bối cảnh Có một issue khách hỏi – liên quan đến luồng xử lý logic A → B → C Mình đã giải thích chi tiết qua mail, thậm chí có ảnh minh họa + flowchart Nhưng khách phản hồi: “Cảm ơn. Nhưng mai chúng ta hãy họp 15 phút để xác nhận lại trực tiếp.” 👉 Mình ban đầu cảm thấy bị coi thường – vì đã viết rất kỹ mà vẫn bị yêu cầu gặp lại ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút

Khi khách phàn nàn team làm chậm, dù task không rõ ràng

Bối cảnh Dự án có những phần mà khách chỉ nói mơ hồ kiểu: “Phần này cần xử lý linh hoạt hơn.” Không có mockup, không có logic cụ thể, không có deadline Sau 3 ngày, khách gửi mail CC toàn bộ quản lý: “Team xử lý quá chậm. Không thấy tiến triển.” 👉 Cảm giác cực kỳ ức chế – vì team đã hỏi lại nhiều lần nhưng không được câu trả lời rõ. ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút

Khi nội bộ tranh cãi – BrSE nên đứng về phía ai?

Bối cảnh Dự án có một task xử lý khá phức tạp, QA raise bug vì cho là sai logic Dev phản hồi gay gắt: “Không sai. QA không hiểu spec.” QA thì bảo: “Dev fix theo cảm tính, không theo logic ban đầu.” 👉 Mình đứng giữa, mỗi bên đều gọi riêng để “trình bày chính nghĩa” của mình Phản ứng ban đầu của mình (và sai lầm) Mình cố làm dịu không khí bằng cách… im lặng và nói: “Thôi team tự trao đổi thêm nhé.” Kết quả: mỗi bên hiểu rằng mình không đứng về họ, nên đều cảm thấy bị bỏ rơi ➡️ Căng thẳng leo thang, ảnh hưởng deadline sprint ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút

Làm thế nào để mô tả logic xử lý rõ ràng và ngắn gọn?

Một logic không rõ ràng sẽ dẫn đến gì? Dev hiểu sai → làm sai QA hiểu khác → test lệch Khách đọc không hiểu → yêu cầu lại 👉 Một logic xử lý không rõ ràng là gốc rễ của rất nhiều vòng lặp sai sót Mô tả logic – không cần dài dòng, nhưng phải đủ Cấu trúc cơ bản: Trigger / Điều kiện bắt đầu “Khi user nhấn nút ‘Lưu’” ...

tháng 5 7, 2025 · 2 phút