Checklist

Vì sao cần chuẩn bị công cụ ngay từ đầu? Tôi từng nghĩ: “Cứ bắt đầu đi, rồi cần gì thì bổ sung.” → Kết quả: task bị trôi, ghi chú bị thất lạc, spec không rõ ai đang chỉnh sửa. Sau đó tôi học được rằng: có hệ thống ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều rắc rối về sau. Checklist công cụ tôi luôn chuẩn bị Mục đích Công cụ thường dùng Ghi chú 📁 Quản lý tài liệu Google Drive / SharePoint Tạo folder rõ ràng từ đầu ✅ Quản lý task Backlog / Trello / ClickUp Phân quyền rõ ai làm gì 📝 Ghi chú & tổng hợp Notion / Google Docs Dùng template để đồng bộ cách ghi 📧 Giao tiếp khách hàng Email (template sẵn), Slack (nếu có) Có sẵn mẫu câu tiếng Nhật 🔄 Quản lý version tài liệu Google Docs / Word + version table Có ghi rõ ngày sửa, ai xác nhận 📊 Theo dõi tiến độ Google Spreadsheet / Gantt Chart Nếu dự án nhỏ không cần tool riêng 💬 Họp & trao đổi Google Meet / Zoom / Teams Chuẩn bị agenda trước buổi họp 🎯 Flow & Wireframe Miro / Whimsical / Excalidraw Giúp khách dễ hình dung Ngoài ra, tôi chuẩn bị: Template ghi chú họp (dành riêng cho khách Nhật) Mẫu tài liệu xác nhận (Spec checklist) Danh sách “cần xác nhận” khi khởi động (ví dụ: deadline, người liên lạc chính, ngôn ngữ giao tiếp) Mẹo nhỏ Luôn thống nhất ngay từ đầu với team: “Mọi file nằm ở đâu?”, “Task update ở đâu?”, “Spec ai chịu trách nhiệm?” Đặt shortcut vào các tool chính trong trình duyệt để dễ truy cập Nếu có thể, share 1 dashboard Notion làm “trung tâm dự án” Kết luận Dự án thành công không chỉ nhờ kỹ năng – mà nhờ chuẩn bị kỹ càng từ những thứ nhỏ nhất. Checklist công cụ giống như bộ đồ nghề của BrSE – thiếu thứ gì là thấy ngay 😅 ...